avatar Петр Шпис
Номинация: Фриланс-команда года

Tender AI - работа с тендерами по всему миру в одном окне

Tender AI - работа с тендерами по всему миру в одном окне

Задача

Tender AI - работа с тендерами по всему миру в одном окне
Заказчик пришел к нам со следующим запросом:
«Уже успешно поставляем продукцию по тендерам в РФ/СНГ, хотим двигаться на мировой рынок. Но резко раздувать штат продажников и расходы ФОТ мы не хотим. Как быть?»

Как обычно, нам пришлось глубоко погрузиться в процессы.
Оказалось, что работа менеджера тендерного отдела глобально делится на 2 части:
1. Найти подходящий тендер.
2. Найти подходящие товары из своей базы и заполнить заявку.

Второй пункт на тот момент мы уже успешно автоматизировали и добились там хороших результатов.
Подробнее об этом можете почитать в кейсе «Acer AI».

При выходе на глобальный рынок именно поиск подходящих тендеров является ключевой проблемой, так как:
1. У каждой страны свои тендерные площадки.
2. У каждой страны свои правила размещения тендеров.
3. Каждая страна предоставляет свой (зачастую довольно уникальный) способ получения данных о свежих тендерах.
4. У каждой страны свой язык, а менеджеры пока не выучили все языки мира.
5. У каждой страны свой свод правил, регулирующих тендерные закупки. Юристов не напасешься.

Для решения подобной задачи требовалось бы не просто горизонтальное увеличение штата, а качественное преображение команды и найм уникальных экспертов в этой области.

Но умный в гору не пойдет, умный гору обойдет — и мы начали искать обходные варианты.
Наша команда бизнес-аналитиков провела исследование того, как можно получать информацию о тендерах, провела переговоры с девятью поставщиками API и в итоге достигла соглашения с компанией из Индии (ох уж их акцент)

Но это было только начало. Несмотря на полноту данных, их оказалось очень много и в весьма неочевидных форматах. Один сотрудник тратил неделю на то, чтобы найти и откликнуться на 1–2 тендера. Показатели эффективности были в 10–20 раз ниже, чем то, чего мы добились с нашим первым проектом Acer AI.
Таким подходом на мировой рынок заказчик бы выползал, а не выходил.

Из-за нашего хорошего опыта работы с этим заказчиком и понимания того, как можно использовать ИИ для отбора и систематизации данных, мы начали копать в эту сторону.
При ручном тестировании ИИ для отбора подходящих тендеров мы сразу же добились увеличения производительности в 5 раз.
Решено: надо делать сервис, автоматизирующий аналитику данных по тендерам и по максимуму снимающий рутину с линейных сотрудников.
Ключевая задача — автоматизировать поиск, отбор и ответы на тендеры по всему миру.

Решение

В результате проработки ТЗ командой бизнес-аналитиков были выработаны следующие сценарии:
1. Закрытая регистрация через админ-панель. В качестве админки интегрировали Strapi Headless CMS.
2. Сбор всех тендеров 2 раза в день от выбранного поставщика данных. Структурирование информации и сохранение в БД в едином стиле.
3. Анализ тендеров по соответствию направленности компании. Среди всех тендеров ИИ отбирает те, что подходят под сферу заказчика.
4. Анализ подходящих тендеров по возможности отклика. Система ИИ анализирует страну тендера, компанию закупщика, сроки поставок и требования к поставщику. Таким образом, мы отбираем тендеры, на которые потенциально можно откликнуться.
5. Подбор товаров из номенклатурной базы заказчика под подходящие тендеры. Мы также сортируем тендеры по проценту найденных товаров, подходящих по описанию в тендере.
6. Автоматический перевод всей тендерной документации.
Тем самым необходимо было добиться системы, дающей максимальное количество информации и требующей минимальное количество кликов в большинстве сценариев.

На этапе дизайна было решено сократить количество часто используемых экранов до двух:
1. Экран со всеми тендерами, отсортированными по соответствию.
2. Экран с информацией по тендеру и всей аналитикой этого тендера
Помимо этих экранов были еще экраны с масштабной аналитикой по всем тендерам, отраслям, странам и сферам рынка, которые используются топ-менеджерами.

На первом экране менеджер сразу видит тендеры сверху вниз — пришедшие сегодня/вчера, с максимальным уровнем соответствия. Только для составления такого списка по тендерам за один день раньше необходимо было работе пяти менеджеров полный рабочий день, и информация появлялась лишь на следующий день.
Теперь же эта информация доступна в один клик и сразу же, без временного гэпа.
Система ИИ за ночь проанализирует все тендеры за прошлый день, и утром, когда менеджер придет на работу, все данные уже будут у него на мониторе.

Среди инновационных решений на этом проекте можно выделить 2 вещи:
1. Интеграция ИИ для масштабного анализа данных.
Из-за огромного количества данных мы столкнулись с проблемой: на аналитику уходило слишком много времени.
Но в мире тендерных закупок очень важно быть максимально быстрыми: порядка 5% всех тендеров являются срочными, и выигрывает не тот, у кого оптимальные цены или лучший товар, а тот, кто быстрее откликнулся и смог организовать быструю логистику. Маржинальность таких сделок обычно в 5–10 раз выше обычных — такую жилу нельзя упускать.

Поэтому нам пришлось построить горизонтально масштабируемую систему распределенных ML-серверов, а также сделать часть отсева алгоритмическим, чтобы уменьшить нагрузку на ИИ.
В результате самое долгое время анализа составило 6 часов. Это позволяет запускать парсинг и анализ тендеров 2–4 раза в день, что дает минимальную задержку между появлением тендера и появлением полной информации о нем с подобранными товарами у менеджера.

2. Интегрированная в продукт система дообучения ИИ.
Внутри системы после анализа тендера и подобранных товаров менеджер может либо согласиться с оценкой ИИ, либо выбрать другие товары, которые лучше подходят под данный тендер.
Таким образом система автоматически подстраивается и дообучается, исходя из действий менеджеров на платформе.

Остальные этапы для нас были достаточно обыденными — классическая разработка веб-сервиса с кастомной админ-панелью.
Проект был сдан в срок и с превышением плановых бизнес-метрик в 1,5–2 раза.

Результат

Tender AI превратил международные тендеры из барьера в точку роста. То, что раньше требовало недели работы целого отдела, теперь выполняется за часы — в один клик.

Результаты говорят сами за себя:
- Эффективность менеджеров при работе с иностранными тендерами выросла в 15 раз.
- Количество выигранных тендеров на глобальном рынке увеличилось в 3 раза.
- Компания вышла на рынки Европы, Азии и Латинской Америки без расширения штата.
- Срочные тендеры с высокой маржинальностью стали доступны благодаря высокой скорости аналитики.

Tender AI стал для заказчика «секретным оружием» — системой, которая заменяет десятки специалистов, мгновенно выявляет лучшие тендеры и помогает с подбором товаров для них.
Для нашей команды проект стал примером того, как инновации меняют правила игры: мы показали, что даже в такой сложной и консервативной сфере, как тендерные закупки, можно добиться глобального масштаба и выйти на новые рынки в рекордные сроки.

Примеры реализации